L’archivage de documents est un processus structuré et organisé permettant la gestion et la conservation des archives physiques. C’est une activité nécessaire quel que soit le type d’entreprise ou ses différents domaines d’activités. Elle concerne aussi bien le classement que la conservation ou la destruction des documents d’archives. C’est pourquoi, ses actions englobent le traitement des documents de leur création à leur élimination et répondent à des règles d’archivage à respecter selon les différents types d’archives à gérer.
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Plan de l'article
Les trois types d’archives physiques
Il existe trois types d’archives selon la théorie des trois âges, appliquée aux documents archivés :
- Les archives courantes : ce sont tous les documents produits par l’entreprise ; en tant qu’archives dites aussi vivantes, elles sont utilisées pour le traitement des affaires en cours (1er âge)
- Les archives intermédiaires : lorsque les documents cessent d’être courants (2ème âge), ils deviennent des archives intermédiaires, c’est-à-dire qu’elles conservent un intérêt administratif et juridique ne permettant pas de les éliminer
- Les archives définitives : ces dernières (3ème âge) présentent un intérêt historique, elles sont donc conservées de manières définitives et peuvent également être versée chez un tiers-archiveur pour être gardées en toute sécurité
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Quelle solution d’archivage pour les archives physiques d’une entreprise ?
Il existe plusieurs solutions d’archivage pour les documents papier de l’entreprise. Certaines entreprises optent pour une gestion et stockage de tous leurs documents en interne. C’est une solution qui a l’avantage d’une maîtrise totale sur ses archives, du moins en apparence. Car il y a de très nombreuses obligations légales à respecter. Or un « non-spécialiste » de l’archivage aura de grandes difficultés à s’y retrouver dans ce dédale réglementaire. Le métier d’archiviste ne s’improvise pas ! A cela s’ajoute la compétence de gestion.
Si vous avez mal indexé vos documents, comment pourrez-vous retrouver cette pièce comptable que l’on vous demande dans le cadre d’un contrôle fiscal par exemple ? Le temps perdu à effectuer des recherches et la place occupée par le stockage dans des conditions de sécurité et de confidentialité souvent contestables, sans oublier la qualité du local pour éviter la dégradation des archives, tout cela représente un coût que n’envisagent pas toujours les entreprises qui ont pensé faire des économies en gérant en interne.
Certaines envisagent de louer un local dans un garde-meuble. Dans certains cas, les conditions de sécurité et les gains de place les auront séduites. La motivation est bien évidemment de faire, là encore, des économies. Il s’avère à l’usage que cette solution permet de faire de « fausses économies ». Outre le fait qu’elle puisse devenir plus couteuse à long terme, la solution du stockage des archivages physiques dans un garde-meuble ne règle pas la dimension « gestion des archives » que l’entreprise doit encore prendre à sa charge.
Reste donc l’externalisation des archives. C’est la solution recommandée pour les entreprises qui ont compris les enjeux de l’archivage de leurs documents. Lire à ce sujet cet article publié par les experts en archivage de la société Arcalys : Pourquoi externaliser les archives physiques ?
Quelles sont les principales raisons d’externaliser les archives physiques ?
L’une des principales raisons qui pousse les entreprises à externaliser leurs archives physiques, c’est de pouvoir les stocker et les conserver en toute sécurité dans des infrastructures adaptées et dédiées. Faire appel aux services d’un tiers-archiveur permet à l’entreprise de confier ses documents sensibles tout en bénéficiant de la conformité de l’archivage aux obligations légales et réglementaires de conservation. De plus, c’est l’un des meilleurs moyens pour optimiser les coûts d’archivage ainsi que la disponibilité et l’accessibilité aux documents archivés. D’autre part, la mise en place d’un processus de gestion des archives physiques externalisé garantit un gain de temps en productivité : les archives étant davantage disponibles, le système de gestion évite les erreurs d’archivages possibles ou toute perte de temps à retrouver un document archivé.
Lire cet article sur les questions à se poser pour bien choisir une entreprise d’archivage : http://www.comptactu.fr/questions-a-se-poser-pour-choisir-une-entreprise-darchivage
