Un employeur a l’obligation légale de remettre une fiche de paie ou un bulletin de salaire à ses employés. Mais, certains employeurs ne le respectent pas toujours ; ce qui fait l’objet d’irrégularités.
Heureusement, avec les dernières avancées technologiques et numériques, il est désormais possible de simplifier et de sécuriser la fiche de paie.
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De nombreuses entreprises ont déjà adopté cette solution de paie en ligne. Si vous aussi, vous souhaitez sauter le pas, voici ce qu’il faut savoir sur cette solution et ses différents avantages.
Plan de l'article
Comment utilise-t-on l’outil de paie en ligne ?
Pour assurer la paie en ligne, il faut utiliser un logiciel adapté, surtout pour les TPE et PME. Comme son nom l’indique, le logiciel de paie en ligne est un outil dédié à la gestion de la paie de façon dématérialisée. Cette solution ne nécessite aucune installation sur votre ordinateur.
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Pour accéder à l’outil, vous devez juste passer par un navigateur internet (Chrome, Mozilla, etc.). Vous aurez donc besoin d’une connexion internet et d’un périphérique approprié.
La plupart des outils de paie en ligne s’utilisent de manière très intuitive. Il suffit de vous connecter à la plateforme qui fournit le logiciel. Vous devez ensuite saisir les informations relatives à chaque salarié de votre entreprise.
Vous avez la possibilité de cocher des cases spécifiques telles que les spécificités du BTP, des apprentis, du mandataire social salarié… Après ces étapes, le logiciel produit les bulletins de paie et la Déclaration Sociale Nominative.
Les différentes fonctionnalités d’un logiciel de paie en ligne
Un logiciel de paie en ligne est conçu dans le but de faciliter les différents processus liés à l’administration du salaire, comme :
- L’édition de la fiche de paie des employés ;
- Le règlement des salaires ;
- La déclaration des charges sociales ;
- Le report des écritures de paie dans votre comptabilité ;
- La production des documents administratifs.
En optant pour un logiciel de paie en ligne, vous vous libérez également des mises à jour à effectuer régulièrement.
Les avantages d’un logiciel de paie en ligne
En plus d’être une alternative au bulletin de salaire en format papier, l’usage d’un logiciel de paie en ligne fait profiter de plusieurs avantages. Ces avantages concernent aussi bien l’employeur que son employé.
Les avantages pour l’employeur
Outre la simplicité à produire des fiches de paie pour vos employés avec un logiciel de gestion en ligne vous pourrez :
- Utiliser l’outil à peu près n’importe où ;
- Éliminer les risques de perte de données ;
- Réduire le coût d’envoi des bulletins de paie ;
- Être plus autonome et plus rapide dans l’édition des fiches de paie ;
- Respecter les dispositions règlementaires ;
- Transmettre sans intermédiaire des DSN ;
- Optimiser la gestion RH de l’entreprise ;
- Renvoyer une image de marque moderne ;
- Réduire les erreurs humaines ;
- Réduire la consommation de documents papier.
Les avantages pour l’employé
Le logiciel de paiement en ligne permet aux employés de pouvoir accéder à distance et à tout moment à leur fiche de paie. Ceci leur permet également de conserver de manière plus sécurisée ce précieux document.
